Блог

Дубли не пройдут! Удаляем из системы повторные данные и чистим аналитику

В техподдержку retailCRM довольно часто поступают вопросы о том, как избавляться от дублей данных в системе. Поняв, что это одна из насущных проблем среди наших пользователей, мы решили создать небольшой обучающий материал, а заодно снять видео для большей наглядности.
Валерия Марченко 31 марта 2016 года

Удаление дублей заказов из системы не только наводит порядок в базе, но и подчищает аналитику, делает её показатели более точными и близкими к истине. Так происходит вследствие того, что в аналитических виджетах перестают учитываться те заказы, которые были дублирующимися. То есть, убрав все повторы данных, Вы сводите к минимуму погрешность показателей в отчётах по продажам, товарам, и других.

Итак, посмотрим, как убираются дубли из retailCRM и по какому принципу.

Чтобы убрать дубли заказов из системы, нужно наверняка знать, что с чем будете объединять. Если Вы постоянно работаете с системой, и знаете почти каждого клиента и созданные по нему заказы, то для Вас найти нужные дубли не составит особого труда.

Зайдите в любой из заказов, который хотите склеить с другим. Будьте внимательны — после проведения операции сохранится только та карточка заказа, которая будет объединяться с первой. То есть тот заказ, в который Вы войдёте, будет полностью перезаписан.

Какие именно данные перезапишутся в карточке заказа:

  • имя клиента
  • e-mail
  • дата рождения
  • способ оформления заказа
  • менеджер по заказу
  • магазин, в котором был оформлен заказ
  • адрес доставки

При этом все другие важные записи сохранятся. Это:

  • история изменений заказа
  • история отправок писем или sms
  • история звонков
  • номера телефонов
  • история брони товаров

На последнем пункте стоит остановиться более подробно.

Бывает так, что клиент сделал заказ через корзину на сайте, а через некоторое время вспомнил, что ему нужно большее количество такого товара. Он перезванивает в магазин, попадает либо на другого менеджера, либо для него просто заводят новый заказ из карточки звонка, куда указывают правильное количество нужного товара. Примеров и ситуаций может быть много. Для их разрешения в retailCRM есть 3 способа объединения заказов с одинаковыми наименованиями товаров. Рассмотрим каждый.

Использовать количество товара из текущего заказа.

Если в том заказе, в котором Вы находитесь, представлены наиболее верные сведения о количестве товара, то при объединении используйте этот способ. И у Вас сохранятся верные данные по заказу.

Суммировать количество товара обоих заказов.

Если клиент позвонил и сделал дозаказ товара, и для него создали ещё один заказ, то просто объедините оба, используя второй способ спайки для одинаковых позиций. И тогда количество товара из обоих заказов просто суммируется в один.

Использовать количество товара из объединяемого заказа.

Если Вы вдруг вспомнили, что находитесь не в том заказе, где представлено верное количество товара, то просто воспользуйтесь третьим способом объединения. Система подтянет в сохранившийся заказ количество товара из объединяемого, а цифру из основного затрёт.

Удалять дубли можно не только среди заказов, но и среди клиентов. Зайдите в клиенты и выберите карточку любого. Если по нему есть дубли, то напротив поля телефона или email будет стоять уведомление об этом.

Дублей может быть и несколько. Если кликнуть на уведомление, то система покажет каждый из них, а также все конфликтующие поля.

Система предложить выбрать приоритетного клиента, его данные закрепятся за основной карточкой клиента, остальные затрутся.

Также, как и в заказах, данные клиентов при объединении могут перезаписываться, а могут сохраняться в одну карточку из всех дублей.

Данные, которые сохраняются:

  • визиты
  • письма и sms
  • задачи
  • номера телефонов
  • история заказов
  • средний чек
  • информация о скидках

Всё. Теперь Вы знаете, как удалять дубли из системы и как это делать правильно. Эксперимента ради загляните в аналитику. Если Вы помните свои показатели до объединения дублей заказов и клиентов, то увидите, что цифры изменились. Если не помните — то поверьте нам на слово :) А лучше посмотрите наше видео, там в конце видно, как изменились цифры.

Получается, что объединение дублей не только наводит порядок в базе данных, но и позволяет корректно рассчитывать и контролировать многие показатели в аналитике. Например, количество заказов на одного клиента, сколько клиентов пришло с такого-то источника, сколько заказов обрабатывает тот или иной менеджер и так далее.

Вам может казаться, что у вас за неделю прибавилось ещё 100 клиентов, а по факту их 50. Или с рассылок приходит больше клиентов, чем с органического трафика. Для Вас станет сюрпризом, когда окажется, что всё наоборот, а половина заказов с вроде бы прибыльного источника — дубли.

p.s. Всегда рады Вашему звонку +7 (495) 268-06-49 или письму support@retailcrm.ru

Подпишись
на канал retailCRM!
  • Обучающие материалы
  • Видео настроек полезных фич
  • Обзоры новинок retailCRM
  • Кейсы с опытными
    бизнесменами
  • Записи вебинаров
Подписаться
Понравилась статья?
расскажите о ней друзьям!