Онлайн-касса для интернет-магазина: зачем нужна и как подключить

С 1 июля 2021 года все интернет-магазины, которые принимают оплату от физических лиц, обязаны использовать онлайн-кассы. Отсрочек и переходного периода нет, а налоговая больше не регистрирует кассовые аппараты с электронной контрольной лентой. Теперь на учёт можно поставить только модели с передачей информации о покупках через оператора фискальных данных.

Список реестра ФНС постоянно обновляется. Сейчас он содержит 194 модели касс, но не все они подходят ритейлерам. Основные отличия онлайн-касс — функциональность и цены.

Их можно разделить на:

• автономные
• облачные
• POS-терминалы
• фискальные регистраторы

Автономные — классический вариант. Такие кассы подойдут для малого бизнеса, розничной торговли и курьерских служб. Способны работать от аккумулятора, подключаются к сети через Wi-Fi, SIM-карту или Bluetooth. Они не интегрируются с компьютером, имеют небольшую скорость печати чека, а вводить позиции товаров придётся вручную.

Онлайн-кассы нового образца способны работать в двух режимах: с передачей данных ОФД или без неё. В первом случае данные об операциях передаются по интернету. Во втором, автономном режиме все данные об операциях записываются на фискальный накопитель. После заполнения ФН ритейлер сдаёт накопленные в нём данные в налоговую.

Фискальные регистраторы. Выглядят как мини-принтеры без клавиатуры и дисплея. Могут работать только при подключении к компьютеру с установленной на нём кассовой программой. Подойдут для крупных магазинов с большим ассортиментом. Быстро печатают чеки, используют память компьютера, но не работают без подключения. Фискальные регистраторы могут применяться в составе онлайн-кассы, но для того, чтобы передавать данные в ОФД, придётся приобрести ещё и фискальный накопитель.

Облачные кассы. Подойдут только для оплаты онлайн в интернет-магазине. Их можно не покупать в собственность, избежав проблем с хранением и обслуживанием. Онлайн-кассы находятся в специальных дата-центрах, а ритейлеры арендуют их. К кассе можно подключаться через интернет и пользоваться ей как приложением. Всё техническое обслуживание берёт на себя облачный сервис.

POS-система. Готовый комплекс оборудования, который автоматизирует торговлю.

В него входят:

• кассовый терминал
• онлайн-касса
• сканер штрихкодов
• торговое ПО

Подойдёт магазину с большим ассортиментом и потоком клиентов. С ним можно загружать товары и цены, отслеживать печать ценников, добавлять акции и скидки.

Выбор кассы зависит от способа приёма платежей. Если оплата только онлайн, то вам не потребуется аппарат с принтером бумажных чеков. Если нужны бумажные чеки, то вам подойдёт любая онлайн-касса.

Для приёма платежей через интернет подойдут любые онлайн-кассы. Они могут формировать как электронный, так и бумажный чек.

У некоторых устройств можно отключить функцию печати чека, например, АТОЛ 30Ф+ (от 17 500 рублей без ФН). С обычной онлайн-кассой работает кассир, только информация в ОФД и налоговую передаётся автоматически. Такая онлайн-касса подойдёт для магазина с небольшим потоком покупателей. При большом числе транзакций в день это повышает риск ошибок из-за человеческого фактора.

Другой вариант — подобрать облачную онлайн-кассу, которая интегрируется с сайтом, платёжным агрегатором, интернет-эквайрингом или CRM-системой. Например, Атол Онлайн.

Сервис доступен по двум тарифам:

• «Базовый» даёт доступ для самостоятельного управления кассами и отчётами
• «Без забот» подойдёт тем, кому нужна касса «под ключ». Компания помогает с регистрацией в ФНС и интеграцией кассы, оказывает круглосуточную техподдержку

С облачной кассой чеки формируются автоматически.

Если интернет-магазин не принимает онлайн-платежи и получает деньги от клиента только при самовывозе, то установите в офлайн-точке онлайн-кассу или смарт-терминал. Например, малому и среднему бизнесу подойдёт смарт-терминал Атол Sigma 7 (от 18 800 рублей), а в случае высоких нагрузок стоит присмотреться к стационарной кассе MSPOS-Т-Ф (от 25 900 рублей). У неё выше скорость печати и есть автоотрез чека.

Если деньги за заказ получает курьер, то в этом случае подойдёт мобильная касса или смарт-терминал. Подключиться к сети можно через SIM-карту или Wi-Fi. У него компактный размер: не занимает много места в сумке курьера и может помещаться в карман. Например, MSPOS-K (14 900 рублей). Когда несколько курьеров работают одновременно, такой терминал понадобится каждому из них.

Но есть вариант, при котором покупать кассу каждому курьеру совсем не обязательно. По 54-ФЗ, курьер может самостоятельно отправлять клиентам электронные чеки. Для этого сотрудник скачивает на смартфон кассовое приложение и подключается через него к онлайн-кассе. Данные об оплате поступают в онлайн-кассу, передаются в ОФД и формируется чек. Покупатель может скачать чек, отсканировав QR-код на экране смартфона курьера. Чек можно получить на электронную почту или по SMS.

В этом случае будет достаточно купить только одну онлайн-кассу. При этом подключаться к ней смогут десятки курьеров.

Если магазин не принимает предоплату и пользуется сторонними службами доставки, то онлайн-касса не нужна. Принимать платежи и выбивать чеки клиентам будет транспортная компания.

Если представитель интернет-магазина не встречается с клиентом лично и принимает только электронные платежи, то в таком случае можно передавать только электронные чеки по email или sms.

Если оплата происходит на сайте интернет-магазина, а курьер или сотрудник пункта выдачи только передаёт заказ, онлайн-касса не нужна. Подойдёт облачная касса. Она сформирует и отправит клиенту электронный чек сразу после оплаты онлайн.

Если же у покупателя есть возможность оплатить заказ при получении, то не обойтись без кассы с печатью чеков. Курьер может принимать оплату на портативной кассе. Сотрудник шоурума может печатать чек на стационарной кассе.

Выбор кассы будет зависеть от разных факторов:

• есть ли точки офлайн продаж
• пользуетесь ли курьерской доставкой
• проводите оплату офлайн или только онлайн
• подходят ли вам интеграции с конструкторами сайтов, CRM и платёжными системами, которые поддерживает устройство

Чтобы выбрать онлайн кассу, следуйте рекомендациям:

1. Определите, нужна ли вам помощь облачного сервиса, чтобы подключить кассу к ОФД, зарегистрировать устройство в ФНС или вы займётесь этим самостоятельно.

2. Узнайте, есть ли у арендодателя кассы техподдержка, которая готова быть на связи 24/7.

3. Если выбиваете бумажные чеки и у вас большой поток покупателей, присмотритесь к кассам с автоотрезом чека и высокой скоростью печати.

4. Проверьте, чтобы онлайн-касса соответствовала требованиям 54-ФЗ. Для этого посмотрите наличие модели кассового аппарата в реестре ККТ на сайте налоговой. Если кассы не будет в реестре, её не получится зарегистрировать и использовать официально.

5. Решите, нужны ли вам дополнительные устройства к онлайн-кассе. Например, сканер штрихкодов будет актуален для магазинов с большим ассортиментом, чтобы быстро считывать артикул товара. А терминал эквайринга подойдёт для для оплаты картами, но работать он сможет только вместе с онлайн-кассой.

1. Купить или взять в аренду онлайн-кассу. Также можно интегрировать её с сайтом или CRM-системой. Например, в RetailCRM есть бесплатные модули интеграции Атол Онлайн и LIFE PAY. С ними вся информация об оплате автоматически передаётся ОФД, налоговую и в карточку заказа RetailCRM.

2. Купить фискальный накопитель, на котором будут храниться данные о пробитых чеках.

3. Выбрать ОФД и заключить договор. Оператор обрабатывает чеки, хранит фискальные данные на своих серверах и передаёт их в налоговую. Выбирайте обязательно из официального реестра — сейчас там 18 операторов.

4. Купить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Она необходима для входа в личный кабинет и регистрации новой кассы на сайте налоговой. Чтобы её получить, обращайтесь в удостоверяющий центр из перечня Минкомсвязи России.

5. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Заполните карточку регистрации на сайте налоговой:

• адрес и название интернет-магазина
• модель ККТ
• ОФД

По регламенту налоговая присваивает кассе номер в течение пяти дней, на практике это занимает несколько минут.

1. Онлайн-касса формирует чеки и автоматически отправляет их в налоговую и клиентам по email или sms. Так интернет-магазины могут принимать платежи на сайте и не нарушать закон.

2. Если личного взаимодействия с покупателем нет, то интернет-магазин может отправлять только электронные чеки клиентам. Но если оплата проходит через шоурум или курьера, то клиенту нужно выдать бумажный чек.

3. Выбор онлайн-кассы в первую очередь зависит от способа оплаты. Среднему и крупному бизнесу стоит присмотреться к облачной кассе для интернет-магазина. Она подходит как для оплаты на сайте, так и через курьерское приложение или смарт-терминал в шоуруме. Маленькому интернет-магазину подойдёт стационарная онлайн-касса.

4. Чтобы начать выбивать чеки в интернет-магазине, нужно:

• купить или арендовать онлайн-кассу с фискальным накопителем
• заключить договор с ОФД
• получить КЭП
• поставить кассу на учёт на сайте ФНС

Онлайн-кассу можно также интегрировать с CMS или CRM. В RetailCRM есть модули интеграции Атол Онлайн и LIFE PAY.

Вам может быть интересно:

Что нового в маркетплейсе RetailCRM: Эвотор, СберЛогистика, Robokassa, eSputnik и другие модули

Что такое интернет-эквайринг и как онлайн-ритейлеру его подключить

Принимайте платежи из всех каналов продаж и выбивайте чеки без кассового аппарата вместе с LIFE PAY в RetailCRM
Как принимать платежи на сайте: выбираем и подключаем платёжный агрегатор