Управляй заказами как на конвейере. Единое окно для обработки заказов, клиентов и коммуникаций в eCommerce
Гибкая сегментация клиентской базы, конструктор email- и смс-рассылок, увеличивай продажи на автопилоте
Управляй бизнесом на ходу или с дивана. Весь функционал CRM у тебя в смартфоне
Запусти свой свой интернет-магазин за 10 минут, выбирая из более чем 150 готовых блоков
Интеграции с сервисами и услугами, которые вы используете в своём магазине каждый день
Запусти программу лояльности и стимулируй клиентов к повторным покупкам
Контролируй ключевые бизнес-показатели твоего магазина. Аналитика товаров, заказов, воронки продаж в CRM-системе
Объедини все чаты в единое окно и продавай товары и обслуживай клиентов, не покидая систему
Принимай сообщения в Direct, реакции на Stories и комментарии и отвечай в едином окне
Выбери отрасль, чтобы узнать, как RetailCRM поможет упростить работу, решить именно твои бизнес-задачи
Разработаем и внедрим масштабируемое омниканальное решение на базе RetailCRM для высоконагруженных проектов
Статьи об электронной коммерции и ритейле, делаем кейсы и публикуем обновления продукта
Истории успеха: как RetailCRM помогает расти бизнесу
Анонс будущих вебинаров и записи прошедших в сфере ритейла, маркетинга, электронной коммерции
Документация для пользователей. Узнай, как в совершенстве пользоваться RetailCRM
Полезные материалы об eCommerce, ритейле, маркетинге и продажах. Помогаем понять, как и зачем автоматизировать бизнес-процессы

Онлайн-касса для интернет-магазина: зачем нужна и как подключить

Рассказываем, как работать с кассой, если вы продаёте товары и услуги через интернет
18.10.2021
Онлайн-касса для интернет-магазина: зачем нужна и как подключить><meta itemprop=
Онлайн-касса удобна предпринимателю тем, что не придётся вести паспорта версий контрольно-кассовой машины и журнал учёта вызовов кассового специалиста. Менять фискальную память аппарата можно реже, а зарегистрировать кассу в налоговой можно без технического центра за 15 минут.

Покупатели получают более совершенную защиту прав потребителя: все чеки хранятся в электронном виде, а если клиент потерял или выбросил чек, то можно получить его копию на сайте налоговой. Но в большей степени эта процедура нужна налоговой — проверки будут проводиться реже и быстрее, а контролировать бизнес станет легче с помощью электронных чеков. В статье рассказываем, как подобрать и подключить подходящую онлайн-кассу, чтобы получать онлайн-платежи и не нарушать закон.

Закон обязал ритейлеров подключать онлайн-кассы

С 1 июля 2021 года все интернет-магазины, которые принимают оплату от физических лиц, обязаны использовать онлайн-кассы. Отсрочек и переходного периода нет, а налоговая больше не регистрирует кассовые аппараты с электронной контрольной лентой. Теперь на учёт можно поставить только модели с передачей информации о покупках через оператора фискальных данных.
При онлайн-оплате предприниматель обязан выдать покупателю фискальный чек. Раньше это было проблемой, так как выдача электронных чеков не регулировалась, а выдать бумажный за оплату подписки на рассылку было невозможно.

Теперь отправить электронный чек клиенту можно сразу после оплаты заказа, а бумажный не выдавать. Чтобы всё сделать правильно, получите от покупателя email-адрес или номер телефона, куда отправить электронный чек. Поля для такой информации можно предусмотреть в форме заказа. Так интернет-магазин не попадёт на штрафы — торговля без онлайн-кассы обойдётся минимум в 30 тысяч рублей.

Какие бывают онлайн-кассы

Список реестра ФНС постоянно обновляется. Сейчас он содержит 194 модели касс, но не все они подходят ритейлерам. Основные отличия онлайн-касс — функциональность и цены.

Их можно разделить на:

  • автономные
  • облачные
  • POS-терминалы
  • фискальные регистраторы
Автономные — классический вариант. Такие кассы подойдут для малого бизнеса, розничной торговли и курьерских служб. Способны работать от аккумулятора, подключаются к сети через Wi-Fi, SIM-карту или Bluetooth. Они не интегрируются с компьютером, имеют небольшую скорость печати чека, а вводить позиции товаров придётся вручную.

Онлайн-кассы нового образца способны работать в двух режимах: с передачей данных ОФД или без неё. В первом случае данные об операциях передаются по интернету. Во втором, автономном режиме все данные об операциях записываются на фискальный накопитель. После заполнения ФН ритейлер сдаёт накопленные в нём данные в налоговую.
Фискальные регистраторы. Выглядят как мини-принтеры без клавиатуры и дисплея. Могут работать только при подключении к компьютеру с установленной на нём кассовой программой. Подойдут для крупных магазинов с большим ассортиментом. Быстро печатают чеки, используют память компьютера, но не работают без подключения. Фискальные регистраторы могут применяться в составе онлайн-кассы, но для того, чтобы передавать данные в ОФД, придётся приобрести ещё и фискальный накопитель.

Облачные кассы. Подойдут только для оплаты онлайн в интернет-магазине. Их можно не покупать в собственность, избежав проблем с хранением и обслуживанием. Онлайн-кассы находятся в специальных дата-центрах, а ритейлеры арендуют их. К кассе можно подключаться через интернет и пользоваться ей как приложением. Всё техническое обслуживание берёт на себя облачный сервис.

POS-система. Готовый комплекс оборудования, который автоматизирует торговлю.

В него входят:

  • кассовый терминал
  • онлайн-касса
  • сканер штрихкодов
  • торговое ПО

Подойдёт магазину с большим ассортиментом и потоком клиентов. С ним можно загружать товары и цены, отслеживать печать ценников, добавлять акции и скидки.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

Выбор кассы зависит от способа приёма платежей. Если оплата только онлайн, то вам не потребуется аппарат с принтером бумажных чеков. Если нужны бумажные чеки, то вам подойдёт любая онлайн-касса.

Оплата на сайте

Для приёма платежей через интернет подойдут любые онлайн-кассы. Они могут формировать как электронный, так и бумажный чек.

У некоторых устройств можно отключить функцию печати чека, например, АТОЛ 30Ф+ (от 17 500 рублей без ФН). С обычной онлайн-кассой работает кассир, только информация в ОФД и налоговую передаётся автоматически. Такая онлайн-касса подойдёт для магазина с небольшим потоком покупателей. При большом числе транзакций в день это повышает риск ошибок из-за человеческого фактора.

Другой вариант — подобрать облачную онлайн-кассу, которая интегрируется с сайтом, платёжным агрегатором, интернет-эквайрингом или CRM-системой. Например, Атол Онлайн.

Сервис доступен по двум тарифам:

  • «Базовый» даёт доступ для самостоятельного управления кассами и отчётами
  • «Без забот» подойдёт тем, кому нужна касса «под ключ». Компания помогает с регистрацией в ФНС и интеграцией кассы, оказывает круглосуточную техподдержку

С облачной кассой чеки формируются автоматически.

Оплата в собственном пункте выдачи

Если интернет-магазин не принимает онлайн-платежи и получает деньги от клиента только при самовывозе, то установите в офлайн-точке онлайн-кассу или смарт-терминал. Например, малому и среднему бизнесу подойдёт смарт-терминал Атол Sigma 7 (от 18 800 рублей), а в случае высоких нагрузок стоит присмотреться к стационарной кассе MSPOS-Т-Ф (от 25 900 рублей). У неё выше скорость печати и есть автоотрез чека.

Оплата курьеру

Если деньги за заказ получает курьер, то в этом случае подойдёт мобильная касса или смарт-терминал. Подключиться к сети можно через SIM-карту или Wi-Fi. У него компактный размер: не занимает много места в сумке курьера и может помещаться в карман. Например, MSPOS-K (14 900 рублей). Когда несколько курьеров работают одновременно, такой терминал понадобится каждому из них.

Но есть вариант, при котором покупать кассу каждому курьеру совсем не обязательно. По 54-ФЗ, курьер может самостоятельно отправлять клиентам электронные чеки. Для этого сотрудник скачивает на смартфон кассовое приложение и подключается через него к онлайн-кассе. Данные об оплате поступают в онлайн-кассу, передаются в ОФД и формируется чек. Покупатель может скачать чек, отсканировав QR-код на экране смартфона курьера. Чек можно получить на электронную почту или по SMS.

В этом случае будет достаточно купить только одну онлайн-кассу. При этом подключаться к ней смогут десятки курьеров.

Если магазин не принимает предоплату и пользуется сторонними службами доставки, то онлайн-касса не нужна. Принимать платежи и выбивать чеки клиентам будет транспортная компания.

Омниканальные платежи

Если интернет-магазин принимает оплату на сайте, в офлайн-точке и через курьерскую доставку, то для каждого канала продаж придётся подключать отдельную кассу. То есть заключить серию договоров с ОФД и платить за несколько фискальных накопителей каждые полгода. А если в шоуруме несколько касс, то для каждой покупается отдельный фискальный регистратор — от 6 000 рублей за штуку.

Облачная касса поможет сэкономить на кассовом оборудовании — для приёма платежей на сайте и через мобильное приложение для курьеров достаточно приобрести одну онлайн-кассу с фискальным накопителем и заключить один договор с ОФД.

В розничной точке и шоуруме можно поставить стационарную кассу или смарт-терминал, но тратиться на несколько фискальных регистраторов не придётся. Например, облачная касса LIFE PAY (от 2 500 рублей в месяц) объединяет все кассовые аппараты в торговом зале, поэтому достаточно купить и подключить один фискальный регистратор.
Схема работы облачной кассы LIFE PAY и RetailCRM><meta itemprop=

Оплата наложенным платежом

Если магазин отправляет заказы наложенным платежом, например, Почтой России, она становится платёжным агентом. Выдача чеков станет задачей почты и онлайн-касса не понадобится. После оплаты посылки, покупатели получат чек в почтовом отделении.

Как работает онлайн-касса при оплате на сайте или курьеру

Если представитель интернет-магазина не встречается с клиентом лично и принимает только электронные платежи, то в таком случае можно передавать только электронные чеки по email или sms.
  1. Клиент оплачивает заказ на сайте картой или электронными деньгами.
  2. Онлайн-касса с фискальным накопителем формирует чек и передаёт его в ОФД.
  3. ОФД проверяет чек на корректность, сообщает кассе результат обработки и отправляет данные в налоговую.
  4. Касса отправляет электронный чек клиенту по email или sms.
0,3 секунды занимает весь процесс
Схема работы онлайн-кассы><meta itemprop=
Если оплата происходит на сайте интернет-магазина, а курьер или сотрудник пункта выдачи только передаёт заказ, онлайн-касса не нужна. Подойдёт облачная касса. Она сформирует и отправит клиенту электронный чек сразу после оплаты онлайн.

Если же у покупателя есть возможность оплатить заказ при получении, то не обойтись без кассы с печатью чеков. Курьер может принимать оплату на портативной кассе. Сотрудник шоурума может печатать чек на стационарной кассе.

На что ещё обратить внимание при выборе кассы

Выбор кассы будет зависеть от разных факторов:

  • есть ли точки офлайн продаж
  • пользуетесь ли курьерской доставкой
  • проводите оплату офлайн или только онлайн
  • подходят ли вам интеграции с конструкторами сайтов, CRM и платёжными системами, которые поддерживает устройство

Чтобы выбрать онлайн кассу, следуйте рекомендациям:

1. Определите, нужна ли вам помощь облачного сервиса, чтобы подключить кассу к ОФД, зарегистрировать устройство в ФНС или вы займётесь этим самостоятельно.

2. Узнайте, есть ли у арендодателя кассы техподдержка, которая готова быть на связи 24/7.

3. Если выбиваете бумажные чеки и у вас большой поток покупателей, присмотритесь к кассам с автоотрезом чека и высокой скоростью печати.

4. Проверьте, чтобы онлайн-касса соответствовала требованиям 54-ФЗ. Для этого посмотрите наличие модели кассового аппарата в реестре ККТ на сайте налоговой. Если кассы не будет в реестре, её не получится зарегистрировать и использовать официально.

5. Решите, нужны ли вам дополнительные устройства к онлайн-кассе. Например, сканер штрихкодов будет актуален для магазинов с большим ассортиментом, чтобы быстро считывать артикул товара. А терминал эквайринга подойдёт для для оплаты картами, но работать он сможет только вместе с онлайн-кассой.

Как подключить онлайн-кассу: пошаговый план

1. Купить или взять в аренду онлайн-кассу. Также можно интегрировать её с сайтом или CRM-системой. Например, в RetailCRM есть бесплатные модули интеграции Атол Онлайн и LIFE PAY. С ними вся информация об оплате автоматически передаётся ОФД, налоговую и в карточку заказа RetailCRM.

2. Купить фискальный накопитель, на котором будут храниться данные о пробитых чеках.

3. Выбрать ОФД и заключить договор. Оператор обрабатывает чеки, хранит фискальные данные на своих серверах и передаёт их в налоговую. Выбирайте обязательно из официального реестра — сейчас там 18 операторов.

4. Купить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Она необходима для входа в личный кабинет и регистрации новой кассы на сайте налоговой. Чтобы её получить, обращайтесь в удостоверяющий центр из перечня Минкомсвязи России.

5. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Заполните карточку регистрации на сайте налоговой:

  • адрес и название интернет-магазина
  • модель ККТ
  • ОФД

По регламенту налоговая присваивает кассе номер в течение пяти дней, на практике это занимает несколько минут.

Запомнить

1. Онлайн-касса формирует чеки и автоматически отправляет их в налоговую и клиентам по email или sms. Так интернет-магазины могут принимать платежи на сайте и не нарушать закон.

2. Если личного взаимодействия с покупателем нет, то интернет-магазин может отправлять только электронные чеки клиентам. Но если оплата проходит через шоурум или курьера, то клиенту нужно выдать бумажный чек.

3. Выбор онлайн-кассы в первую очередь зависит от способа оплаты. Среднему и крупному бизнесу стоит присмотреться к облачной кассе для интернет-магазина. Она подходит как для оплаты на сайте, так и через курьерское приложение или смарт-терминал в шоуруме. Маленькому интернет-магазину подойдёт стационарная онлайн-касса.

4. Чтобы начать выбивать чеки в интернет-магазине, нужно:

  • купить или арендовать онлайн-кассу с фискальным накопителем
  • заключить договор с ОФД
  • получить КЭП
  • поставить кассу на учёт на сайте ФНС

Онлайн-кассу можно также интегрировать с CMS или CRM. В RetailCRM есть модули интеграции Атол Онлайн и LIFE PAY.
Катерина Шматкова
Автор
Оцените статью
Зарегистрируйтесь
в
и развивайте свой бизнес быстрее
RetailCRM
дней пробный период