Онлайн-касса для интернет-магазина: зачем нужна и как подключить

Рассказываем, как работать с кассой, если вы продаёте товары и услуги через интернет
22.04.2021
Онлайн-касса для интернет-магазина: зачем нужна и как подключить
Онлайн-касса удобна предпринимателю тем, что не придётся вести паспорта версий контрольно-кассовой машины и журнал учёта вызовов кассового специалиста. Менять фискальную память аппарата можно реже, а зарегистрировать кассу в налоговой можно без технического центра за 15 минут.

Покупатели получают более совершенную защиту прав потребителя: все чеки хранятся в электронном виде, а если клиент потерял или выбросил чек, то можно получить его копию на сайте налоговой. Но в большей степени эта процедура нужна налоговой — проверки будут проводиться реже и быстрее, а контролировать бизнес станет легче с помощью электронных чеков. В статье рассказываем, как подобрать и подключить подходящую онлайн-кассу, чтобы получать онлайн-платежи и не нарушать закон.

Закон обязывает ритейлеров подключать онлайн-кассу

С 1 июля 2019 года интернет-магазины должны использовать онлайн-кассы. Налоговая больше не регистрирует кассовые аппараты с электронной контрольной лентой, теперь на учёт можно поставить только модели с передачей информации о покупках через оператора фискальных данных.
При онлайн-оплате предприниматель обязан выдать покупателю фискальный чек. Раньше это было проблемой, так как выдача электронных чеков не регулировалась, а выдать бумажный за оплату подписки на рассылку невозможно.

Теперь же можно отправить клиенту электронный чек, хоть ночью 31 декабря, а бумажного чека может и не быть. Для этого нужно получить от покупателя email-адрес или номер телефона, куда отправить электронный чек. Поля для такой информации нужно предусмотреть в форме заказа. Только так интернет-магазин исполнит обязанность и не попадёт на штрафы — торговля без онлайн-кассы обойдётся минимум в 30 тысяч рублей.

Как работает онлайн-касса при оплате на сайте или курьеру

Если представитель интернет-магазина не встречается с клиентом лично и принимает только электронные платежи, то в таком случае можно передавать только электронные чеки по email или sms.
  1. Клиент оплачивает заказ на сайте картой или электронными деньгами.
  2. Онлайн-касса с фискальным накопителем формирует чек и передаёт его в ОФД.
  3. ОФД проверяет чек на корректность, сообщает кассе результат обработки и отправляет данные в налоговую.
  4. Касса отправляет электронный чек клиенту по email или sms.
0,3 секунды занимает весь процесс
Схема работы онлайн-кассы
Если же покупатель оплачивает заказ при получении, то курьер принимает оплату и печатает бумажный чек на портативной кассе. Сотрудник шоурума печатает чек на стационарной кассе.

Как выбрать онлайн-кассу для интернет-магазина

В реестре ФНС зарегистрировано 186 моделей онлайн-касс, но не все они подходят онлайн-ритейлерам. Выбор зависит от способа приёма платежей. Если оплата только онлайн, то вам не потребуется аппарат с принтером бумажных чеков. Если только бумажные — то вам подойдёт любая онлайн-касса.

Оплата на сайте

Для приёма платежей через интернет подойдёт любая онлайн-касса. Они могут формировать как электронный, так и бумажный чек. У некоторых касс можно отключить функцию печати бумажного чека, например, АТОЛ 30Ф+ (от 17 500 рублей без фискального накопителя. С обычной онлайн-кассой работает кассир, только информация в ОФД и налоговую передаётся автоматически. При большом числе транзакций в день это повышает риск ошибок из-за человеческого фактора.

Другой вариант — подобрать облачную онлайн-кассу, которая интегрируется с сайтом, платёжным агрегатором, интернет-эквайрингом или CRM-системой. Например, Атол Онлайн (от 2 900 рублей в месяц без ФН). С ней чеки формируются автоматически без участия оператора.

Оплата в собственном пункте выдачи

Если интернет-магазин не принимает онлайн-платежи и получает деньги от клиента только при самовывозе, то в офлайн-точке нужно установить онлайн-кассу или смарт-терминал. Например, малому и среднему бизнесу подойдёт смарт-терминал Атол Sigma 7 (от 13 400 рублей), а в случае высоких нагрузок стоит присмотреться к стационарной онлайн-кассе MSPOS-Т-Ф (25 000 рублей). У неё выше скорость печати и есть автоотрез чека.

Оплата курьеру

Если деньги за заказ получает курьер, то в этом случае подойдёт мобильная касса, которая подключается к сети через SIM-карту. У неё компактный размер: не занимает много места в сумке курьера и может помещаться в карман. Например, MSPOS-K (13 250 рублей).

Если интернет-магазин не принимает предоплату и пользуется сторонними службами доставки, то онлайн-касса не нужна. Принимать платежи и выбивать чеки клиентам будет транспортная компания.

Омниканальные платежи

Если интернет-магазин принимает оплату на сайте, в офлайн-точке и через курьерскую доставку, то придётся подключить отдельную онлайн-кассу для каждого канала продаж. То есть заключить серию договоров с ОФД и платить за несколько фискальных накопителей каждые полгода. А если в шоуруме несколько касс, то для каждой покупается отдельный фискальный регистратор — от 6 000 рублей за штуку.

Облачная касса поможет сэкономить на кассовом оборудовании — для приёма платежей на сайте и через мобильное приложение для курьеров достаточно приобрести одну онлайн-кассу с фискальным накопителем и заключить один договор с ОФД.

В розничной точке и шоуруме можно поставить стационарную кассу или смарт-терминал, но тратиться на несколько фискальных регистраторов не придётся. Например, облачная касса LIFE PAY (от 2 500 рублей в месяц) объединяет все кассовые аппараты в торговом зале, поэтому достаточно купить и подключить один фискальный регистратор.
Схема работы облачной кассы LIFE PAY и RetailCRM

Как подключить онлайн-кассу: пошаговый план

1. Купить или взять в аренду онлайн-кассу. Также можно интегрировать её с сайтом или CRM-системой. Например, в RetailCRM есть бесплатные модули интеграции Атол Онлайн и LIFE PAY. С ними вся информация об оплате автоматически передаётся ОФД, налоговую и в карточку заказа RetailCRM.

2. Купить фискальный накопитель, на котором будут храниться данные о пробитых чеках.

3. Выбрать ОФД и заключить договор. Оператор обрабатывает чеки, хранит фискальные данные на своих серверах и передаёт их в налоговую. Выбирайте обязательно из официального реестра — сейчас там 20 операторов.

4. Купить квалифицированную электронную подпись — КЭП. Она необходима для входа в личный кабинет и регистрации новой кассы на сайте налоговой. Чтобы её получить, обращайтесь в удостоверяющий центр из перечня Минкомсвязи России.

5. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Заполните карточку регистрации на сайте налоговой:

  • адрес и название интернет-магазина
  • модель ККТ
  • ОФД

По регламенту налоговая присваивает кассе номер в течение пяти дней, на практике это занимает несколько минут.

Запомнить

1. Онлайн-касса формирует чеки и автоматически отправляет их в налоговую и клиентам по email или sms. Так интернет-магазины могут принимать платежи на сайте и не нарушать закон.

2. Если личного взаимодействия с покупателем нет, то интернет-магазин может отправлять только электронные чеки клиентам. Но если оплата проходит через шоурум или курьера, то клиенту нужно выдать бумажный чек.

3. Выбор онлайн-кассы зависит в первую очередь зависит от способа оплаты. Среднему и крупному бизнесу стоит присмотреться к облачной кассе для интернет-магазина. Она подходит как для оплаты на сайте, так и через курьерское приложение или смарт-терминал в шоуруме. Маленькому интернет-магазину подойдёт стационарная онлайн-касса.

4. Чтобы начать выбивать чеки в интернет-магазине, нужно:

  • купить или арендовать онлайн-кассу с фискальным накопителем
  • заключить договор с ОФД
  • получить КЭП
  • поставить кассу на учёт на сайте ФНС

Онлайн-кассу можно также интегрировать с CMS или CRM. В RetailCRM есть модули интеграции Атол Онлайн и LIFE PAY.
Анастасия Вакульская
Автор
Оцените статью
Зарегистрируйтесь
в
и развивайте свой бизнес быстрее
RetailCRM
дней пробный период